La gestión documental es el conjunto de normas que aplicamos para gestionar los documentos que se crean y reciben en una empresa. Esa gestión de documentos debe facilitar y garantizar su categorización, recuperación, permitir la extracción de información, la depuración de los que no sean necesarios y la conservación de los que son importantes durante su tiempo de utilidad. Todo lo logramos usando herramientas tecnológicas eficientes que hacen de este proceso un proceso sencillo y organizado.
Ahora bien, ¿En qué piensa usted al imaginarse el archivo documental de una empresa? Seguramente le vendrá a la mente estanterías enormes y cajones con infinidad de carpetas. No existe empresa alguna que no tenga la necesidad de guardar su documentación de forma organizada, pero… ¿Existe una forma inteligente de hacerlo?
Todos los días las empresas generan una sin fin de información. Si nos detenemos a pensar en todo el tiempo se necesita para organizar el típico archivo de una empresa o para ubicar un archivo determinado, podemos darnos cuenta de que es tiempo valioso que podríamos estar destinando a una actividad de mayor valor.
Es por eso que planteamos la Gestión documental inteligente como una gran solución, que ofrece la información de forma organizada y eficiente. Gracias al avance de la tecnología, los SGD o Sistemas de Gestión Documental, se han convertido en un factor clave dentro de las organizaciones. El aumento de la información generada por las empresas y el deterioro de los antiguos sistemas de almacenamiento ha forzado el nacimiento de un nuevo modelo para recopilar los documentos de forma ágil y ordenada.
La plataforma Low-Code AuraQuantic ofrece una gran variedad de funcionalidades que significan importantes beneficios en las empresas que deciden implementarla. Por ejemplo, el aumento de la productividad o el ahorro de costes. Pero ¿en qué consiste la gestión documental inteligente que incorpora AuraQuantic y qué beneficios proporciona?
BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE AURAQUANTIC
Son muchas las ventajas de un sistema de gestión documental. Con AuraQuantic todos sus documentos estarán bajo control. A continuación le presentamos los principales beneficios de implementar un sistema de gestión documental con Auraquantic:
1. Información centralizada en un solo lugar
¿Acceso rápido y de forma sencilla a la información desde cualquier parte? Con AuraQuantic esto es posible. Gracias al SGD, todos los colaboradores de su negocio pueden crear, gestionar, modificar o trabajar con archivos independientemente del lugar en el que se encuentren y el equipo que utilicen.
2. Cumplimiento de las normativas de seguridad
Con este sistema de gestión documental aumenta la seguridad sobre la documentación y los equipos de su negocio. De esta forma, si se presenta algún accidente que impida el acceso a los ordenadores o se produjera un ciberataque, todos los archivos almacenados en la nube podrán ser recuperados sin ningún problema. Así mismo, también se garantiza el cumplimiento de normas como la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).
3. Ahorro de costes
Implementar AuraQuantic supone un ahorro de costes desde el primer momento. Con esta plataforma usted no necesitará contratar un sistema de gestión documental aparte, ya que va incluido con sus funciones. Además, se evitarán gastos asociados al papel, ya que toda la documentación estará digitalizada.
4. Aumento de la productividad
Este sistema supone un aumento inmediato y efectivo en la búsqueda, organización y recuperación de archivos. Además, garantiza un rápido y seguro acceso a los documentos de la empresa, reduciendo tiempos de búsqueda y respuesta.
5. Optimización en estructuración de los datos
Con el sistema de gestión documental usted podrá establecer criterios personalizados en función de las necesidades de su negocio. Esto le permitirá estructurar los archivos y ubicarlos de forma segura y en mucho menos tiempo.
6. Trabajo en equipo y movilidad
La continua mejora de las tecnologías y la pandemia de la covid-19, han significado que el teletrabajo sea ya una modalidad común en gran parte del ámbito empresarial. De este modo se han podido reducir costes y aprovechar el tiempo y el espacio.
Es por ello que, la implementación de este sistema de gestión documental representa una solución necesaria: permite a cualquier miembro del equipo estar conectado en cualquier momento y lugar, pudiendo acceder a los documentos desde cualquier dispositivo que esté conectado a internet.
En conclusión, el sistema de gestión documental de AuraQuantic es una pieza clave en la digitalización de las empresas que favorece 100% el desarrollo empresarial. Teniendo en cuenta que las organizaciones generan a diario una gran cantidad de documentos, con AuraQuantic la seguridad y la accesibilidad a los mismos está garantizado.
